5 lưu ý cần thiết để lấy lòng khách hàng qua điện thoại
Không gì gây thất vọng cho khách hàng bằng việc họ bị chuyển máy điện thoại hết lần này đến lần khác và phải tường thuật lại sự việc nhiều lần, điều
Một trong những nguyên nhân khiến khách hàng rời bỏ công ty của bạn là do cuộc điện thoại đầu tiên giữa khách hàng với nhân viên. Bởi lẽ, điện thoại luôn là phương tiện đầu tiên và duy nhất mà khách hàng có thể sử dụng để liên lạc với công ty bạn.
Vì thế, bạn hãy làm sao để trong lần tiếp xúc đầu tiên này, bạn và các nhân viên của mình đem đến cho khách hàng những cảm nhận dễ chịu nhất, tốt đẹp nhất, khiến họ trở thành khách hàng thực sự chỉ sau một cuộc điện thoại.
Dưới đây là 5 lưu ý cần nhớ để lấy lòng khách hàng khi giao tiếp qua điện thoại.
Luôn mỉm cười khi trả lời điện thoại
Cho dù bạn đang trong tâm trạng thế nào, buồn bã hay tức giận, ngổn ngang… hãy cố tĩnh tâm trong vài giây, hít một hơi thật sâu và đưa nụ cười trở lại với khuôn mặt và giọng nói của bạn.
Cho dù bạn có tin hay không, nhưng khách hàng ở đầu dây bên kia có thể cảm nhận được nụ cười của bạn và tiếp tục muốn trò chuyện với bạn sau đó.
Trả lời điện thoại ngay sau hồi chuông đầu tiên
Đừng để khách hàng phải chờ đợi đến lần đổ chuông thứ tư hay thứ năm, họ sẽ bắt đầu nghĩ rằng bạn đóng cửa ngày hôm đó, bạn đã không còn kinh doanh nữa hoặc bạn không quan tâm đến khách hàng…
Do đó, bạn hãy đáp ứng nhanh nhất và tốt nhất mọi mong muốn của khách hàng thay vì bắt họ phải chờ đợi khi liên hệ với mình.
Hãy xin phép khách hàng trước khi bạn để họ chờ máy
Có thể bạn đang bận hoặc đang có nhiều cuộc gọi đến cùng 1 lúc khiến bạn khó xoay sở kịp, bạn có thể xin phép khách hàng trước khi để họ chờ máy.
Để lịch sự và chu đáo nhất, bạn hãy hỏi xem họ có đồng ý giữ máy và chờ bạn trong giây lát không. Đừng bao giờ đột ngột để họ chờ máy mà không xin phép. Và khi bạn quay lại nghe máy, hãy cảm ơn khách hàng vì họ đã chờ bạn.
Nếu bạn buộc phải đề nghị khách hàng chờ bạn lâu hơn, hãy nêu rõ quãng thời gian phải chờ và chắc chắn rằng bạn sẽ quay lại nói chuyện với họ đúng như bạn đã hứa. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng, quan tâm và giữ chữ tín.
Việc chuyển máy điện thoại nên được thực hiện chu đáo
Trước khi bạn chuyển máy điện thoại để khách hàng nói chuyện một người khác, bạn cần đảm bảo rằng người đó hiện đang có mặt và sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi, đồng thời có đủ thẩm quyền và khả năng giúp đỡ khách hàng.
Không gì gây thất vọng cho khách hàng bằng việc họ bị chuyển máy điện thoại hết lần này đến lần khác và phải tường thuật lại sự việc nhiều lần, điều này khiến khách hàng hết sức mệt mỏi.
Bạn nên nói với khách hàng bạn là ai và khách hàng sẽ liên lạc với bạn như thế nào nếu họ gặp rắc rối. Như vậy, bạn sẽ khiến cho khách an tâm và tin tưởng hơn vào dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty bạn.
Luôn chủ động đề nghị giúp đỡ khách hàng
Bạn cần thể hiện rằng bạn luôn quan tâm đến khách hàng, sẵn sàng tiếp nhận và giải quyết việc của họ dù cho không nằm trong thẩm quyền của bạn/phòng bạn. Bạn có thể chuyển máy hoặc chuyển yêu cầu đến đúng phòng ban giúp khách hàng…
Không bao giờ nên nói với khách hàng qua điện thoại rằng: “Tôi không biết” hay “Tôi không thể giúp đỡ”. Câu trả lời thích hợp nhất là: “Để tôi thử xem liệu có thể làm gì cho bạn hay tìm một ai đó có thể giúp đỡ bạn không”.
Related posts:
Nội Dung Khác
Leave a Reply